週一業務會報

志豪上週報價單寄出去五家，只有兩家回，其他都說要再看看。回的是大昌跟永信，大昌基本上確定會下單，永信要我們把交期再抓一次給他。

陳總是價格問題，還是規格沒講清楚？

志豪都有一點，我後來一家一家打電話問，價格其實都能談，卡住的是報價單本身。中部那三家——弘達、金泰、還有台中的裕隆行——他們今年都換了採購系統，要我們照他們的格式填材質跟安規欄位。我們現在那張報價單是三年前的版本，欄位對不起來，窗口說每次都要手抄一遍，就一直擱著。

陳總所以不是不想續，是我們的單讓人家不好做事。

志豪對，就是這個意思。三家窗口都說東西沒問題，用了三年了，就是流程過不去。

淑芬報價單改版我這邊可以做，欄位他們有給範本嗎？

志豪金泰有給一份 Excel，另外兩家我再要。

陳總那這樣，報價單這週改出來。淑芬妳排版，志豪你把三家的欄位範本都要到，改完先給我看一眼再寄。三家就統一月底前再談續約，不要再拖到下個月。

志豪好，我週五前把新報價單寄給那三家。

陳總大昌那邊呢？確定的話什麼時候簽？

志豪他們採購說這週內會發訂單過來，量比去年多一成五，我拿到單就回報。

陳總好。永信的交期你跟阿賢對一下，別又報一個做不到的日期出去。

阿賢現在排下去最快是九月十號出第一批，他要的量要分兩批。

志豪分兩批可以，我今天回他。

陳總好，換客訴。淑芬，這個月的數字我看報表嚇一跳，妳講一下。

淑芬這個月到上週五為止收了十六件，上個月同期是七件，多了一倍。我一件一件分過了，十六件裡十一件是交貨延遲，三件是包裝破損，真正產品本身的只有兩件——一件色差、一件尺寸，都換貨處理掉了。

陳總所以是出貨的問題，不是東西的問題。

淑芬對，主因是出貨延遲，不是產品品質。延遲那十一件全部集中在八月上旬，就是南亞斷料那一波。

阿賢那一波是上游延遲交料害的，我們自己的排程沒有問題，八月十五號之後進來的單都準時出了。

陳總客人不管是誰害的，遲到就是我們遲到。這十一家有沒有人主動去講？還是都等人家打來罵？

淑芬前面幾件是客人先打來的，後來我看到出不了貨就先打電話講，後面那幾件客人反而都還好——有先講就有得談。

陳總那就把它變成規矩：交期會遲超過兩天的，出貨前一天主動通知，不要等客人來問。淑芬妳把這條寫進客服流程，下週一給我看。

淑芬好，我寫好放共用資料夾，下週一給你。

陳總包裝破損那三件呢？

阿賢三件都是同一家貨運，走中部路線那家。紙箱側面都有壓痕，我懷疑是轉運場堆疊的問題。

陳總跟他們反應過嗎？

阿賢反應過一次，對方說會查，就沒下文了。

陳總這樣，你把三件的照片跟單號整理起來，正式發函給他們業務窗口，副本給我。再壓不下來，中部改走別家，順便問一下大榮的報價。

阿賢好，我這週整理好發過去，大榮那邊也問問。

陳總最後對帳。上個月南亞的發票金額跟我們進貨單對不起來，差了三萬多，怎麼回事？

淑芬我對過了，差額是兩筆：一筆是斷料那批他們答應折讓百分之三，發票上沒扣；另一筆是七月底那車少了兩板，補的貨開在八月，帳跨月了。

陳總折讓有白紙黑字嗎？

淑芬有，他們業務是用 email 答應的，信我有留著。

陳總那就好辦。妳把折讓的信跟兩筆差額整理成一頁，週三之前寄給他們會計要他們重開，月底前要收到折讓單——收不到我打給他們經理。

淑芬好，週三前寄出去。

陳總順便講一下，斷料這件事的教訓是原料不能只押一家。志豪，你跑客戶的時候留意一下，台聚或福聚有沒有在做我們這個料號的，先拿個報價回來比比看。不急，月底前有個底就好。

志豪好，我跑台中的時候順路去問。

陳總那今天就這樣，我唸一遍。志豪：週五前寄新報價單、今天回永信交期、大昌訂單下來馬上回報。淑芬：主動通知的流程下週一給我、南亞的帳週三前寄出去。阿賢：貨運的函這週發。都沒問題就散會，大家去忙。

志豪沒問題。

淑芬好。

阿賢OK。